Ñemboja digital Módulo 5 - Semana 12
2. LA DOCUMENTACION DE RESPALDO
1- LA DOCUMENTACION DE RESPALDO
Más allá de que la información contable normalmente es mucha y muy variada, existe (o debería existir) un soporte para esa información; y dicho soporte es la documentación de respaldo.
Aquí vamos a hablar de todos los documentos, comprobantes o justificantes de aquellos movimientos, dentro y fuera de la organización, que puedan dar cuenta de las operaciones que esta realiza.
El término “Documentación Contable” incluye diversos tipos de documentos y comprobantes que sirven para respaldar las transacciones de la organización en la contabilidad; facturas, recibos y tickets son algunos de los tipos de comprobante más cotidianos y que seguramente, aunque no desarrolles una actividad económica, los conoces. Pero esta acepción también incluye a aquellos que acreditan la salida de mercaderías de los depósitos o las nóminas salariales y muchos otros que iremos viendo en esta clase.
Muchos de esos comprobantes serán de producción y uso internos; y otros serán externos o derivados de la relación con el contexto de la organización. Algunos de los comprobantes serán emitidos por la propia empresa y otros serán emitidos por terceros y recepcionados por la organización.
Es así que, según su origen, los documentos se pueden clasificar en:
a. INTERNOS: cuando la documentación es emitida por el propio ente.
I. De uso interno: se emiten para documentar hechos y operaciones que suceden dentro del ente. Ejemplos: notas de pedido, órdenes de trabajo, informes de producción, etc.
II. De uso externo: se emiten para entregarlos por operaciones realizadas con terceros. Ejemplos: ventas, cobros, etc.
b. EXTERNOS: son los emitidos por terceros ajenos a nuestra organización y recibidos por el ente a los efectos de controlar y registrar las transacciones realizadas. Ejemplos: compras, pagos, etc.
La función, para el sistema de información contable, de los comprobantes es la de documentar movimientos comerciales y registrar cambios que modifiquen la situación de la organización, de forma que todas las actividades de una empresa sean fehacientes, transparentes y comprobables.
Pueden distinguirse, en términos más específicos, las tres siguientes funciones:
· Función contable: Constituye el respaldo de las anotaciones en los registros contables. Brinda al sistema de contabilidad los datos necesarios sobre la operación que respaldan.
· Función de control: Al través de su revisión y verificación, colabora al momento de determinar cómo han sucedido realmente lo hechos y operaciones.
· Función jurídica: Constituyen un medio de prueba escrito de las operaciones para ser utilizado en situaciones controvertidas con terceros (por ejemplo, juicios) o requerido por los organismos de control estatal (laborales, impositivos, previsionales) es decir que permiten individualizar a las personas que intervienen en las transacciones, determinando responsabilidades.