Ñemboja digital MODULO 6 - Semana 4

10.3. DELEGACIÓN

La forma en que se distribuirá la autoridad formal dentro de la estructura de la organización es una decisión clave para organizar. Delegar es asignar a otra persona la autoridad formal (poder legítimo) y la responsabilidad para desempeñar
actividades específicas. Los gerentes deben delegar autoridad en los empleados para que la organización funcione con eficiencia, pues no existe el gerente que pueda realizar personalmente ni supervisar completamente, todo lo que ocurre en la organización.
 
LAS VENTAJAS DE DELEGAR
La delegación, cuando se aplica debidamente, ofrece varias ventajas importantes. La primera y más evidente es que cuantas más tareas puedan delegar los gerentes, tantas más oportunidades tendrán de aspirar y aceptar una mayor responsabilidad entre los gerentes de niveles más altos. Así, los gerentes tratarán de delegar no sólo las cuestiones rutinarias, sino también las tareas que requieran ideas e iniciativa, de tal manera que ellos queden en libertad para funcionaron un máximo de eficacia para su organización. Además, la delegación hace que los empleados acepten responsabilidad y apliquen su juicio. Esto no sólo sirve para su capacitación -una ventaja importante de la delegación-, sino que mejora la confianza en uno mismo y la disposición a tomar iniciativas.
Otra ventaja de la delegación es que, con frecuencia, conduce a mejores decisiones, porque es probable que los empleados que están más cerca del "punto donde se desarrolla la acción" tengan una visión más clara de los hechos. Por ejemplo, un gerente de ventas de la costa occidental estaría en mejor posición para asignar territorios de ventas en California que un vicepresidente de ventas radicado en Nueva York.
La delegación eficaz también acelera la toma de decisiones. Cuando los empleados se deben dirigir a sus gerentes (que, a su vez, quizá se tengan que dirigir a sus gerentes) antes de tomar una decisión, quizá se pierda tiempo muy valioso. Esta demora se elimina cuando los empleados tienen autoridad para tomar las decisiones necesarias en el momento.
 
BARRERAS PARA LA DELEGACIÓN
A pesar de estas ventajas, los gerentes pueden ser reacios a delegar autoridad. Los gerentes, con frecuencia, esgrimen una serie de pretextos para no delegar: "puedo hacerlo mejor yo mismo"; "mis empleados no tienen la capacidad suficiente"; "me toma demasiado tiempo explicar lo que quiero que hagan". El verdadero motivo puede ser, simplemente, que el gerente es demasiado desorganizado o inflexible para delegar trabajo en forma efectiva.
Otras barreras para la delegación son la inseguridad y la confusión sobre quién tiene la responsabilidad última de una tarea específica: si el gerente o el empleado. Los gerentes no pueden pasar por alto su responsabilidad ante quienes están arriba de ellos con sólo delegar las tareas difíciles o desagradables.
Siempre son responsables de los actos de sus empleados, hecho que hace que algunos gerentes se resistan a correr el riesgo de delegar. Otros temen que delegar
autoridad disminuya su propia autoridad. Otros más se sienten amenazados cuando sus empleados hacen un trabajo "demasiado bueno". Algunos empleados, por otra parte, quieren evitar las responsabilidades y los riesgos. Prefieren que sus gerentes tomen todas las decisiones. Estas barreras se pueden superar si los gerentes siguen ciertos lineamientos que les permitan delegar con eficacia.
 
LINEAMIENTOS PARA UNA DELEGACIÓN EFECTIVA
La delegación hace que los gerentes y los empleados, por igual, tengan que prestar estrecha atención a los términos de sus relaciones laborales. La delegación tendrá más posibilidades de éxito, para todas las partes interesadas, si éstas se empeñan en crear una confianza recíproca. Se trata de una situación más donde la ética tiene cabida en las actividades cotidianas de la organización.
REQUISITOS.
* El requisito fundamental para delegar con eficacia sigue siendo la voluntad del gerente de conceder a los empleados libertad para realizar las tareas delegadas. Esto significa permitirles elegir métodos y soluciones diferentes de las que habría elegido el administrador. También significa darles libertad para cometer errores y aprender de dichos errores. Los errores no son un pretexto para dejar de delegar, sino más; bien una oportunidad para ofrecer capacitación y apoyo.
* Un segundo requisito para delegar debidamente es la comunicación abierta entre gerentes y empleados. Los gerentes que conocen las capacidades de sus empleados pueden decidir, en un plano más réalista, qué tareas pueden ser delegadas y a quién. A su vez, los empleados que reciben aliento para emplear sus
capacidades y que sienten que sus gerentes los respaldarán, seguramente aceptarán mayor responsabilidad.
* El tercer requisito para delegar es la capacidad del gerente para analizar ciertos factores, por ejemplo, las metas de la organización,
los requisitos de la tarea y las capacidades de los empleados.
 
TAREAS DE UNA DELEGACIÓN EFECTIVA. Los requisitos que se acaban de exponer son muy importantes a fin de llevar a cabo las siguientes tareas para una delegación eficaz:
1. Decidir qué tareas se pueden delegar. Muchas cosas se pueden y, de hecho, se deben delegar. Algunas son decisiones menores y trabajos que se repiten. Sin embargo, con frecuencia, ciertas tareas desusadamente exigentes y difíciles se pueden delegar a los empleados y, con ello, se hará mucho por desarrollarlos.
2. Decidir a quién se le asignará la tarea. ¿Quién tiene tiempo disponible? ¿Requiere el trabajo alguna competencia especial'? ¿Para quién sería una experiencia adecuada y útil para su desarrollo? Los gerentes se formulan estas preguntas para decidir a quién, de entre su personal, asignarle la tarea.