1.   LA ADMINISTRACION

Módulo 5. Semana 13

Bienvenidas y bienvenidos a una nueva semana. Seguimos juntos en este camino y, en esta ocasión, vamos a trabajar con el último, y más discutido, de los factores de la producción; el empresario o la capacidad empresarial. ¿Nos acompañas?

1-      LA ADMINISTRACION

Desde el principio de este módulo venimos trabajando con la mirada de distintos factores de la producción (los Recursos Naturales, el Trabajo y el Capital) que están coordinados u organizados por otro de ellos; el empresario, que es quien está encargado de lograr que todos los elementos de una organización trabajen ordenadamente para lograr los objetivos de la misma.

Durante mucho tiempo, y ya en clases anteriores lo habíamos comentado, se pensaba que el empresario era el dueño del capital, o bien el dueño de los recursos naturales, o de ambos. Incluso, y lo vimos con detalle en la semana del socialismo y el liberalismo, se plantea una “lucha de clases” entre el trabajador y el empresario (como dueño de capital y de los recursos naturales)

En la actualidad sabemos que no siempre, y no necesariamente, el empresario tiene que ser el dueño de algún otro de los recursos. E incluso podríamos pensar en la posibilidad de que el trabajador (o uno de los trabajadores) pudiera ser quien asuma el rol de empresario en la organización. De hecho, aún en organizaciones unipersonales tendríamos que pensar, al momento de establecer nuestros costos, en que hay una doble función. Más adelante vamos a ver la importancia de esta mirada.

La administración podemos decir, entonces, que es el proceso que busca dar un uso lo más eficiente posible a los recursos para alcanzar los objetivos de una institución. Este proceso administrativo se lleva a cabo por medio de la planificación, la organización, la ejecución y el control de los recursos.

Para alcanzar sus metas, la organización debe coordinar de la mejor forma posible todos sus recursos: los recursos humanos, intelectuales, materiales, tecnológicos, financieros y la información.

Esta coordinación es crucial para garantizar la estabilidad, el mantenimiento y el crecimiento de grupos sociales o instituciones. En este proceso, el administrador juega un rol fundamental.

La administración implica trabajar bajo la guía de otra persona, estableciendo una jerarquía necesaria para la eficacia organizacional.

Pero no solo una institución formal puede utilizar la magia de la administración. Cualquier institución o pequeña organización puede (y debería) utilizarla.

Las instituciones formales son las que se rigen por normas y leyes que se encuentran escritas para que puedan funcionar, como por ejemplo las empresas o los gobiernos.

Las instituciones informales como las familias, aunque no tienen reglas escritas, también requieren de administración para manejar sus recursos y alcanzar objetivos.

2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

1-      IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

Son muchos los beneficios, o las ventajas principales, que nos llevan a destacar la importancia de una permanente y eficaz administración. Entre todos ellos destacamos los siguientes:

a-      Favorece el esfuerzo humano

Favorece que se mantenga un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia. Sobre todo, entendiendo que eficacia es poder alcanzar los objetivos propuestos y la eficiencia es lograr alcanzar estos objetivos utilizando la menor cantidad de recursos posibles.

La visión de conjunto de todos los recursos que tiene quien administra es clave para lograr estos objetivos.

b-     Permite medir del desempeño de la institución

Además, la administración ayuda a tener indicadores de desempeño y permite medirlos de forma cuantitativa.

Esto proporciona a las instituciones un conjunto de variables que resultan objetivas y medibles, y que pueden convertirse en datos sencillos y confiables que se pueden utilizar para poder monitorear como se desempeña la institución y hacer, si es necesario, los cambios requeridos.

c-      Genera información y conocimiento importante

También una buena administración origina información y conocimiento relevante para la organización, tanto actual como futura, sobre la forma correcta de utilizar los recursos de la institución; ya sean recursos humanos, intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros, para que sean aprovechados al máximo; además de generar un “repositorio” de buenas prácticas.

d-     Reduce costos

En consecuencia, si se busca que todos los recursos disponibles se puedan utilizar de la manera más eficiente durante todo momento y se maximiza su aprovechamiento, los costos deberían tender a disminuir. Y ello, indudablemente, favorecerá el desempeño de la organización. Insistimos aquí en recordar la premisa básica de la economía, lograr el mejor uso de recursos escasos.

e-      Permite el crecimiento sostenible

Entonces, el aumento de la eficiencia, el correcto logro de los objetivos y de las metas propuestas por una institución, generan las condiciones necesarias para seguir creciendo de manera sostenible en el tiempo.

3. LOS PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN 

1-      LOS PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN (Miguel A. Vicente, Juan C. Ayala y otros, 2008).

Henri Fayol (1841 – 1925), considerado el padre de la teoría moderna de la Administración, consideraba a la empresa como el ámbito de transformación de insumos mediante las funciones administrativas de planeamiento, organización, integración del personal, dirección y control.

Este autor puso especial énfasis en buscar la productividad empresarial considerando a la empresa (y nosotros vamos a trasladar sus ideas a todas las organizaciones, aun las que no sean “empresas” en el sentido estricto y comercial del término) como un todo y diseñando para ella la estructura más adecuada para mejorar la eficiencia y la eficacia de cada una de sus operaciones (las funciones básicas de la empresa). Explicitó un conjunto de preocupaciones sobre la administración de las organizaciones que en gran medida permanecen como interrogantes actuales.

Según Fayol, las operaciones que realizan las empresas son las siguientes:

·         Operaciones técnicas (producción, fabricación, transformación).

·         Operaciones comerciales (compras, ventas, permutas).

·         Operaciones financieras (búsqueda y administración de capitales).

·         Operaciones de seguridad (protección de bienes y de personas).

·         Operaciones de contabilidad (inventario, balance, precio de costo, estadística, etcétera).

·         Operaciones administrativas (previsión, organización, mando, coordinación y control).

En la enumeración de las funciones que se realizan en una empresa, Fayol propone una definición de la administración, que, desde una visión de la empresa como un conjunto de procesos encadenados, aún muestra vigencia:

“administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar; prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción; organizar es constituir el doble organismo, material y social de la empresa; mandar es dirigir al personal; coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos; controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y las órdenes dadas” (Fayol, 1981)

Y en relación a los Principios Generales de la Administración el propio autor continua:

“Emplearé con preferencia la palabra ‘principios’, desembarazándola de toda idea de rigidez. No existe nada rígido ni absoluto en materia administrativa; en ella 4. Evolución del pensamiento en administración 63 todo es cuestión de medida. […] Además, los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos: es éste un arte difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura.” (Fayol, 1981)

Henry Fayol define, entonces, catorce principios de la administración que los desarrollaremos de modo sintético en los siguientes apartados.

Las ideas de este autor, si bien son antiguas, no han perdido vigencia. Los principios siguen siendo utilizados, aunque actualizados a las nuevas realidades impuestas por la cotidianeidad en la que vivimos.

Para una mejor comprensión iremos agrupando, a criterio de las y los docentes de este programa, a estos principios de acuerdo a temáticas similares. Lo que no implica que unos sean más importantes que otros ni que el agrupamiento sea algo propuesto por Fayol.

4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA AUTORIDAD

1-      PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA AUTORIDAD

En este agrupamiento encontramos conceptualizaciones que se refieren al ejercicio de la autoridad y el poder en la organización, y el modo de lograr la efectividad a través de la misma.

1-      Autoridad: consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer; no se concibe la autoridad sin la responsabilidad. Aquella persona que manda debe hacerlo con responsabilidad por su tarea y por la de sus subordinados.

2-      Disciplina: consiste en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes.

3-      Unidad de Mando: para la ejecución de cualquier orden un agente solo debe recibir órdenes de un jefe. Conspira contra este principio la Dualidad de Mando que ocurre cuando dos o más personas realizan indicaciones para una misma tarea, sobre todo si las mismas resultasen ser contradictorias.

4-      Unidad de Dirección: si bien puede parecerse al anterior, aquí hablamos de un solo jefe y un solo programa para llevar adelante un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin.

5-      Jerarquía: está constituida por la serie de jefes que van desde la autoridad superior hasta los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen las comunicaciones, pasando por todos los grados de la jerarquía, que parten de la autoridad superior o las que le son dirigidas. Este camino está impuesto por la necesidad de una transmisión segura y por la unidad de mando. Pero no es siempre el más rápido, es a veces desgraciadamente largo. Existen muchas operaciones cuyo éxito depende de una ejecución rápida; es necesario conciliar, por lo tanto, el respeto de la vía jerárquica con la obligación de obrar rápidamente.

Antes de pasar al siguiente apartado hagamos algunas aclaraciones. Sobre todo, en lo que respecta a las unidades de mando y dirección.

En las organizaciones modernas, cada vez más amplias y con actividades variadas, donde además está en auge el “multitasking”[1] es común encontrar personas que reportan a dos departamentos y/o secciones y que, obviamente, tienen dos autoridades distintas a cargo de ellos.

Esta situación no invadida a los principios mencionados, ya que lo ideal o lo buscado es que para una misma tarea no haya superposición de órdenes. Aun así, imaginemos el caso de un pintor; si tuviese dos capataces y uno le dice que debe pintar los muros exteriores y otro le dice que debe pintar los muros interiores, claramente estaría en una situación complicada. Ahora bien, si hay un encargado de obra de muros exteriores y este pintor reporta a él en el turno mañana, y hay otro encargado distinto para muros interiores a quien está reportando en el turno tarde, claramente la dualidad de mando desaparecería.

Incluso en el caso de que no se respete la unidad de mando, o alguno de los otros principios, la organización podrá mantener su dinámica. Es evidente que en muchas situaciones los principios se vulneran y es aquí donde el administrador debe demostrar su capacidad organizativa, y es ese su verdadero rol.

Imaginemos otra situación; en determinada organización el gerente de recursos humanos autoriza la realización de obras extras para cumplimentar una tarea; sin embargo, el gerente de finanzas las había prohibido por problemas dinerarios. Claramente en esta organización encontramos una contraposición de órdenes que debe ser resuelta. Y quién está llamado a resolverlo es el superior de ellos dos. Lo ideal, en casos como estos, es que ya esté previsto de antemano cual será la indicación que prevalece sobre la otra; lo que no implica que muchas veces esta situación sea imprevista y deba, por lo tanto, ser resuelta de manera extraordinaria.

5. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA ESTRUCTURA

1-      PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA ESTRUCTURA

Agrupamos en este ítem los principios que tengan que ver con la estructura organizativa en sí misma y el orden necesario para mantenerla.

1-      División del Trabajo: tiende a la especialización de las funciones y a la separación de los poderes; facilita adquirir habilidad, seguridad y precisión, que acrecientan el rendimiento. Si bien puede ser deseable una persona que domine varias habilidades, es preferible que se determine claramente las tareas que cada sección de la organización realizará.

2-      Centralización: es un hecho de orden natural; consiste en que, en todo organismo, animal o social, las sensaciones convergen hacia el cerebro o la dirección; de ésta o aquél parten las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del sistema. Unir las ideas de estos dos principios nos llevan al modelo más conocido de organigrama donde la organización arranca con el administrador de quien van desagregándose secciones de acuerdo a la división del trabajo y el agrupamiento de tareas similares.

3-      Orden Material: el orden perfecto implica un lugar juiciosamente elegido para cada cosa, el orden aparente no es sino una imagen falsa o imperfecta del orden real. La limpieza es un corolario del orden. Esta premisa que pareciera ser muy concreta y referirse a un aspecto “físico” se extiende a cada una de las tareas que se llevan adelante en una organización. El orden, no solo de los puestos de trabajo sino también de las indicaciones, de las comunicaciones, de los horarios y pausas, y de cada una de las situaciones que ocurren en la compañía es sinónimo de estabilidad, la que no debemos confundir con rigidez.

Recordemos que la organización es un sistema, formado por subsistemas. Estas pautas se aplican así a la compañía como un todo y, también, a cada una de sus partes. Así, al tomar una sección cualquiera, tendremos también que las decisiones confluyen al centro y las tareas se agrupan por similitudes.

6. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LAS PERSONAS

1-      PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LAS PERSONAS

Aquí agrupamos aquellas premisas que se refieren al Recurso Humano. Toda la estructura de la organización está ocupada por personas. Las personas, como recurso, no tienen un “funcionamiento” predeterminado y totalmente predecible. Una buena administración, en su tarea de lograr el mejor rendimiento de los recursos, debe prestar especial atención al manejo de las personas.

1-      Remuneración: debe ser equitativa y, en todo lo que sea posible, dar satisfacción a la vez al personal y la empresa. El modo de retribución recibe en la práctica soluciones muy diversas, de las cuales ninguna ha parecido, hasta el presente, absolutamente satisfactoria.

2-      Equidad: para que el personal sea estimulado en el sentido de emplear en el ejercicio de sus funciones toda la buena voluntad y el sacrifico de que es capaz, hay que tratarlo con benevolencia; la equidad es el resultado de la combinación de la benevolencia con la justicia.

3-      La Estabilidad del Personal: si un agente es desplazado cuando apenas ha concluido el período de aprendizaje, o antes de que éste termine, no habrá tenido tiempo de rendir un trabajo apreciable. Sin embargo, los cambios son inevitables: la edad, el retiro, la incapacidad, etc. El principio de estabilidad es pues, como todos los otros, una cuestión de medida.

4-      La Unión del Personal: la armonía y la unión del personal de una empresa constituyen una gran fuerza para ella. Es indispensable realizar esfuerzos para establecerlas. Debe cumplirse la unidad de mando, así como evitarse dividir el personal y abusar de las comunicaciones escritas.

Habíamos planteado, en clases anteriores, la idea de una “lucha” de clases propuesta por algunos sistemas económicos. Para este autor lo que debe existir es la armonización de los recursos en pos del bienestar interno y el éxito de los planes de la organización.

7. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA DINÁMICA

Las organizaciones no son rígidas, aun las de mayor estabilidad están sujetas a cambios y movimientos.

Algunos de esos cambios (muchos) son internos y tienen que ver, como ya lo mencionamos anteriormente, con la composición interna de las estructuras, manejadas por personas.

1-      La Iniciativa: la posibilidad de concebir y ejecutar un plan recibe el nombre de “iniciativa”. Proponer es también un componente de la iniciativa. Un jefe que sabe inspirar la iniciativa entre su personal es infinitamente superior a otro que no sabe hacerlo.

2-      La subordinación de los Intereses Particulares al Interés General: el interés de un agente o de un grupo de agentes no debe prevalecer contra el interés de la empresa. Si dos intereses de orden diverso, pero igualmente respetables, se contraponen será necesario buscar la manera de conciliar ambos, o de subordinar uno a la consecución del que se considere prioritario.

Más allá de que la organización, en su conjunto, tendrá un plan a seguir, con objetivos claros, definidos y predeterminados; los mismos deben ser comunicados e internalizados por toda la estructura.

Pero la dinámica de planificación en una compañía, y la necesidad de adaptabilidad permanente, implica una revisión contante de los planes y un trabajo permanente de comunicación e incentivación a todas las partes de la organización a fin de mantener el funcionamiento.

8. LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION 

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1-      LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION (López, 2022)

Las funciones de la administración son las actividades que se deben ejecutar para alcanzar los objetivos organizacionales con eficacia y eficiencia. En este sentido, la eficacia significa alcanzar las metas establecidas. La eficiencia consiste en conseguir dichas metas de modo que se optimicen los recursos disponibles. Es decir, las funciones de la administración ejecutadas correctamente orientan a la empresa hacia su destino siguiendo la vía más corta y rápida.

Al igual que lo hacen las empresas y organizaciones, la aplicación de las funciones administrativas a la vida personal produce resultados positivos. Cuando se adaptan a proyectos individuales generan un orden y una estructura que facilita la consecución de objetivos.

Las funciones de la administración más difundidas son la planeación, la organización, la dirección y el control, pero no son las únicas. También se encuentran referencias en la literatura a otras, entre ellas, la previsión, la integración y la coordinación.

A continuación, las características principales de cada una:

·         Previsión. Con base en un análisis de los factores externos e internos proyecta posibles escenarios futuros para la organización. Igualmente, fija los lineamientos generales que le permitirán conseguir los objetivos propuestos.

·         Planeación. Señala el rumbo preciso a recorrer detallando los principios, guías y procedimientos necesarios. En suma, se orienta al futuro mediante la toma de decisiones en el presente.

·         Organización. Dispone de los recursos y estructura las funciones, los niveles y las actividades. Así mismo, asigna responsabilidades y establece canales de comunicación entre las personas y los grupos.

·         Integración. Incorpora y acopla los recursos materiales y, especialmente, humanos necesarios para la correcta actividad empresarial. Además, ofrece las condiciones de adaptabilidad que permitan los ajustes requeridos según las condiciones del entorno.

·         Coordinación. Consiste en la armonización de los esfuerzos individuales y grupales canalizados en la consecución de los objetivos generales.

·         Dirección. Su propósito radica en movilizar la contribución de los integrantes hacia el logro de los objetivos organizacionales con base en el liderazgo, la motivación y la comunicación.

·         Control. Elemento del proceso administrativo que permite monitorear el desempeño y el cumplimiento de metas, de igual manera, incorpora la implementación de los cambios y ajustes a que haya lugar.

Como vemos las funciones y el rol del administrador son fundamentales en una organización. Y resulta lógica su separación del resto de los factores de la producción. ¿Podría el dueño del capital ser también administrador? Claramente sí, pero debemos entender que esta tarea requiere cada vez mayor profesionalismo y una capacitación constante.

También debemos considerar que la administración no necesariamente es una actividad de una sola persona. Por el contrario, en grandes organizaciones la administración puede tomar una forma colegiada y, además, es una tarea que implica acciones en todos los niveles jerárquicos.

Y eso es todo por esta semana, te invitamos a ver la clase y completar las actividades. ¡Nos vemos la semana que viene!

Bibliografía

Fayol, H. (1981). Administración industrial y general. Buenos Aires: El Ateneo.

López, C. (24 de febrero de 2022). Funciones de la administración, qué son, cuáles son, su origen. Obtenido de Gestiopolis: https://www.gestiopolis.com/funciones-de-la-administracion/

Miguel A. Vicente, Juan C. Ayala y otros. (2008). Principios Fundamentales para la Administración de las Organizaciones. Buenos Aires: Prentice Hall - Pearson Educación.

9. Video de clase

10. Bibliografía

Principios-Fundamentales-para-la-Administracion-pdf
 

11. Actividades

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